對高校檔案管理人員能力培養(yǎng)的若干思考

時間：2022-10-05 20:36:39 檔案管理畢業(yè)論文我要投稿

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　　[摘要]隨著社會知識經(jīng)濟的增長，檔案工作也變得越來越重要，高校檔案管理人員作為檔案管理人員中的重要部分，必須跟上時代的要求和高校發(fā)展的需要，努力提升自己本身的素質(zhì)修養(yǎng)。檔案工作的核心“關(guān)鍵在人”，檔案管理人員的關(guān)鍵又是工作能力。筆者作為高校的一名檔案管理人員，結(jié)合多年的工作經(jīng)驗，從檔案管理人員的知識要求，政治、道德素質(zhì)要求，以及結(jié)合當(dāng)今社會信息化發(fā)展對高效管理人員提出的新的要求，探討當(dāng)今高校管理人員能力培養(yǎng)問題。

　　[關(guān)鍵詞]高�！n案管理　能力

　　檔案工作是一項比較復(fù)雜繁瑣的管理工作。它記錄了人類社會的活動，是人類文明的重要組成部分，也是世界文化遺產(chǎn)的重要部分。高等學(xué)校的只是發(fā)展速度，人才培養(yǎng)速度，科技研發(fā)速度都日新月異，高校檔案作為這些重要內(nèi)容的重要環(huán)節(jié)，關(guān)系著高等教育工作的發(fā)展，關(guān)系到社會的前進(jìn)，是國家檔案事業(yè)的重要部分。

　　一、概述高校檔案的內(nèi)容

　　高校檔案不是一個單獨的個體，它是我國檔案事業(yè)的重要組成部分，高校參加或者舉行各類的教學(xué)活動、科研活動、以及學(xué)校的黨政管理而形成的對學(xué)校單位和社會有保存價值的文件、圖像、視頻等等不同的歷史記錄都要依托檔案管理而保存下來。高校檔案在數(shù)量具有龐大的數(shù)目在內(nèi)容里具有繁復(fù)的種類。一般為了便于管理和查找，根據(jù)保存對象內(nèi)容的不同，把高校檔案分為以下幾個類型：

　　(一)人事檔案類。高校的人員眾多，學(xué)校檔案管理中一項重要的內(nèi)容就是人事檔案的管理。它以個人為單位，在人事管理中記錄了高校人員的工作歷史，記述其道德品質(zhì)、工作能力、工作業(yè)績等表現(xiàn)，是集中保存起來的真實記錄。

　　(二)文件史料檔案。每所高校都有它獨一的創(chuàng)建和發(fā)展的歷史，而這些過程需要文字和圖像等相關(guān)記錄。比如學(xué)校的教務(wù)工作科研活動，教師的業(yè)績，學(xué)校的歷史，創(chuàng)建的過程，發(fā)展的記載等等。

　　(三)學(xué)生檔案類。高校檔案里最重要的部分就是學(xué)生檔案。每所大學(xué)里的學(xué)生在校期間的學(xué)習(xí)生活以及參加的社會實踐活動在這里都留下了真實的記錄，是學(xué)生自身情況的最真實的記載，也是學(xué)生步入社會參加工作以后供各級工作單位組織、選拔、人員任用的重要依據(jù)，是人生中的重要履歷記錄。

　　(四)實物檔案類。高校在自身的發(fā)展過程中會產(chǎn)生大量有關(guān)學(xué)校實況的記錄，比如獎狀獎杯、印章、物件、獎牌、錦旗等等不同形式的物體。中這些不同的實物可以經(jīng)過分類，歸入實物檔案內(nèi)。

　　二、高校檔案管理人員的知識能力培養(yǎng)要求

　　(一)精于檔案管理專業(yè)知識檔案。工作看似簡單，但實際上具有很強的專業(yè)性和技術(shù)性。一個合格的檔案管理人員不僅僅要鉆研透自己本專業(yè)的知識，還要在工作實踐中掌握各種管理技能和技巧，學(xué)習(xí)相關(guān)的理論知識，提高自己的工作的能力，比如“科技檔案管理學(xué)”、“圖書情報學(xué)”、“目錄學(xué)”、“圖書分類學(xué)”、“檔案保護學(xué)”及“檔案文獻(xiàn)編篡學(xué)”、“檔案法”等都是學(xué)習(xí)的重點內(nèi)容。這些內(nèi)容都是相互聯(lián)系相互貫通的的，是構(gòu)成檔案管理體系的重要理論知識。

　　(二)檔案管理人員必須具備廣博的知識。檔案管理需要進(jìn)行分類處理，而分類處理是以檔案的內(nèi)容進(jìn)行區(qū)分的，檔案內(nèi)容來自各方面，如果沒有廣播的知識，根本無法看懂里面的內(nèi)容，對于分類和管理就無從談起了。此外，作為一名管理人員，相關(guān)的文字編輯是少不了的工作內(nèi)容，因此，管理人員還要具備一定的語言基礎(chǔ)和寫作能力，并用有一定基礎(chǔ)的書寫進(jìn)行編錄，否則，編寫的內(nèi)容和文字無法理解和辨認(rèn)，檔案管理的效果和意義也就大打折扣。

　　(三)檔案管理人員要有良好的溝通能力。檔案管理部門是一個集中很多內(nèi)容的部門，同時也是一個嚴(yán)密性較強的部門。這就需要檔案管理人員有善于溝通和處理事物的能力，既要管理好檔案，讓其在合法的范圍內(nèi)各取所需又要保證檔案的嚴(yán)密，一個合格的檔案管理人員首先就要學(xué)會怎么和各種各樣的人溝通，這是工作中非常重要的一個部分，檔案管理部門來來往往的人形形色色，沒有好的溝通能力是很難勝任這份工作的。

　　三、高校檔案管理人員的政治、道德素質(zhì)要求

　　(一)具有較高的政治素養(yǎng)。高校檔案管理人員管理的是包含著廣泛內(nèi)容的各種各樣的檔案，這其中有高校的科研活動資料、教學(xué)的計劃以及內(nèi)容、人事變動記錄、學(xué)校和各單位之間的交流等等。因此，檔案管理人員必須堅定自己的政治立場，關(guān)心國家大事，關(guān)心社會動態(tài)，關(guān)心學(xué)校的發(fā)展，以自己的能力去維護好檔案的管理，確保檔案的安全，努力提高自己的思想政治覺悟，努力學(xué)習(xí)政治理論知識，擁有良好的人生觀和價值觀。

　　(二)較強的服務(wù)意識。高校本身就是一個比較大的機構(gòu)，而高校的管理工作就是這個大機構(gòu)的后備軍團，給一線的工作人員提供服務(wù)。檔案管理工作不同于其他服務(wù)部門的服務(wù)工作，首先它的服務(wù)對象就存在著很大的區(qū)別，它為有較高素質(zhì)的教師和有較高文化的高校學(xué)生服務(wù)，在短時期內(nèi)，它所創(chuàng)造出來的服務(wù)價值不明顯，服務(wù)效果也沒有直觀的表現(xiàn)，但是，它提供的服務(wù)是一個高校面對社會、面對人民群眾一個最主要的窗口。作為一個高校檔案的管理人員，每天需要接待來自五湖四海的各種人群，他們的素質(zhì)不同，查閱的資料內(nèi)容也廣，因此很難做到一個百分之百的滿意度，還有可能因為某些事物的處理而引來查閱者的不滿和指責(zé)。再者，現(xiàn)在的高校檔案管理工作條件遠(yuǎn)遠(yuǎn)沒有達(dá)到一個與社會發(fā)展同步的程度，許多具體的編寫工作還要管理人員進(jìn)行手寫，裝訂檔案之類的工作更是要親力親為，難免會有一些枯燥無味，檔案工作的重要性還需要人們的進(jìn)一步重視和理解。而高校的檔案的管理人員必須甘做背后的無名英雄，在服務(wù)態(tài)度上要主動熱情，在工作態(tài)度上，要盡職負(fù)責(zé)，在待人接物上，要文雅和氣，保持禮貌和謙遜的態(tài)度，主動為有需要的人士服務(wù)，讓有需要的人滿意而歸。這是作為一個高校檔案管理人員的職業(yè)道德的基本要求。

　　(三)要具備嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致的工作作風(fēng)。檔案管理工作集政治性、科學(xué)性為一體，同時還有較強的服務(wù)性，同時還是一項復(fù)雜繁瑣的工作。保持嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)是做好這份工作的基本條件之一，在工作過程中，需要細(xì)致，細(xì)心。在很多的管理環(huán)節(jié)里面，只要有一點紕漏就會給其他管理環(huán)節(jié)帶來很大的不便，給利用的人造成許多不必要的麻煩，甚至因為檔案的緊急需要而發(fā)生大范圍的查找或者返工，一旦因為管理人員的不小心造成的檔案的遺失，更是會給個人或者單位帶來不可估量的損失。

　　四、信息化對高校檔案管理人員素質(zhì)的新要求

　　隨著社會逐漸步入信息化時代，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)逐漸的跟不上社會發(fā)展的需要，在管理模式和管理人員的要求上已經(jīng)提出了更高的要求，原有的檔案管理受到了現(xiàn)代化信息管理模式的沖擊和挑戰(zhàn)。因此一個檔案管理人員的工作能力和素質(zhì)也面臨著新的要求和變革，需要對自己的能力的培養(yǎng)有一個全新的面貌。

　　(一)要求檔案管理人員具備相當(dāng)?shù)耐庹Z水平。隨著我國改革開放，各國之間的交流與日俱增，文化之間的傳輸也變得頻繁起來，不同的語種，不同的語言編寫的文獻(xiàn)資料隨著社會的進(jìn)步在檔案管理里面占有的比例逐漸增高。作為一個檔案管理人員，應(yīng)該提升自己的外語水平，在利用網(wǎng)絡(luò)資源和查閱外文資料的時候可以利用到這些知識，還有進(jìn)行整理檔案的時候，也需要有外語知識作為基礎(chǔ)，否則，無法利用相關(guān)的資源為用戶提供滿意的服務(wù)。

　　(二)培養(yǎng)檔案管理人員的創(chuàng)新能力。社會需要不斷的進(jìn)步就需要不斷地改革和創(chuàng)新。當(dāng)今的時代是信息高速發(fā)展的時代，知識的更新?lián)Q代一日千里。因此，高校檔案管理人員需要樹立起全新的學(xué)習(xí)觀念，從各方面提升和培養(yǎng)自己的能力，不斷的學(xué)習(xí)新的技術(shù)，掌握更多的專業(yè)知識，利用現(xiàn)代化的技術(shù)手段對高校檔案進(jìn)行有效的管理，把傳統(tǒng)的檔案管理與現(xiàn)代化管理理論相結(jié)合，更好的為人民服務(wù)。

　　總之，高校檔案管理工作是一個長期而充滿挑戰(zhàn)的項目，需要各部門的支持，需要人們引起足夠的重視。高校檔案管理人員必須時刻注意自己能力的培養(yǎng)，以最好的工作技能，服務(wù)態(tài)度，高度的責(zé)任感投入進(jìn)去，為我國的檔案管理事業(yè)的發(fā)展做出貢獻(xiàn)。

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