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高校檔案管理方法創(chuàng)新
小編為大家推薦高校檔案管理方法創(chuàng)新，歡迎各位檔案管理的同學閱讀!
摘 要：高校檔案是學校各部門行使職權、處理工作所形成的各種文件和教學、科研等業(yè)務活動中積累的資料，對于學校編史修志和行政管理、教學、科研、維護學�；驇熒鷨T工的利益，有著重要而特殊的參考、憑證、借鑒作用。正因為如此，高校檔案管理工作要在學校管理中體現(xiàn)出自身價值，適應社會的需要，必須建立一套完整的高校檔案創(chuàng)新管理體系，有效地整合各部門檔案資源，使高校檔案管理工作上一個新臺階。
關鍵詞：高校檔案;管理方法;創(chuàng)新;
隨著高校的不斷發(fā)展，高校檔案管理工作信息化水平越來越高，也對高校檔案管理方法的創(chuàng)新提出了新的要求。高校檔案管理方法創(chuàng)新，就是用現(xiàn)代的管理理念和管理體系，在檔案機構建設、檔案工作制度建設、人才隊伍建設等方面與時俱進，創(chuàng)造出更多的管理成果，進一步深化高校檔案工作內(nèi)涵建設，提高檔案服務高等教育與經(jīng)濟社會發(fā)展的能力和水平。
1、加強檔案創(chuàng)新管理意識
長期以來，高校一些部門領導未能充分意識到高校檔案管理對高校發(fā)展的重要性，因此未樹立起明確的檔案意識。因此，為適應信息時代管理的特點和需要，高校領導部門應樹立起重視檔案管理的意識，這是做好檔案工作的基本前提。第二，檔案管理人員要有管理創(chuàng)新意識、創(chuàng)新觀念和創(chuàng)新能力。過去的檔案利用一般著重于歷史憑證和考查功能，而如今檔案的利用與管理不是單一的作為歷史的考查憑證，也可以將其看成一種信息資源，作為高校決策的依據(jù)之一。而且，由于檔案有著原始性、本地性、獨有性的特點，過去的檔案管理是以一種封閉的獨占的狀態(tài)存在，主要偏重于保管與收藏，但隨著信息化的不斷發(fā)展，作為一種寶貴的信息資源，高校檔案在高校發(fā)展中起到的作用越來越大，在實際工作中，教學檔案工作越來越顯示了它的重要性，因此，應加強檔案管理人員綜合能力的提升，以對其進行的充分利用，這就要求檔案管理人員既要著眼于如圖書、檔案、各種計劃、總結(jié)、報表等這些顯性知識，又要著眼于個人的直覺、想象與創(chuàng)意等隱性知識，發(fā)揮和挖掘最大的創(chuàng)造潛能，以實現(xiàn)檔案工作的可持續(xù)發(fā)展。
2、加強高校檔案系統(tǒng)管理
檔案管理應采取集中存放、統(tǒng)一管理數(shù)據(jù)的方式，為了保證共享信息的安全，從數(shù)據(jù)安全和系統(tǒng)安全兩個方面加以保證。在數(shù)據(jù)管理安全方面，錄入數(shù)據(jù)要進行有效性檢驗，建立完善的數(shù)據(jù)備份和歸檔制度、系統(tǒng)管理員責任制度、關鍵程序的管理制度和服務器機房的管理制度;在系統(tǒng)管理安全方面，采用信息服務器的網(wǎng)絡安全、操作系統(tǒng)安全、數(shù)據(jù)庫安全和應用程序安全的多層安全機制保證。而且，為了保護服務器上的信息資源，在信息服務器與校園網(wǎng)的連接處要設置防火墻，防止非法用戶的頻繁登錄、猜測系統(tǒng)密碼。同時，對服務器的開放端口進行限制，設置允許用戶訪問端口的時間，限制用戶訪問端口的IP地址等。在操作系統(tǒng)安全方面，系統(tǒng)管理員對用戶權限嚴格控制，有些用戶必須在指定的機器上進行某種操作。這些措施，可以保證管理系統(tǒng)的安全性和完整性。
3、注重檔案設備配置的先進性
隨著科學技術的逐步發(fā)展，檔案設備的配置也在不斷地更新，因此，為了確保檔案創(chuàng)新管理工作的質(zhì)量與效率，檔案管理者應加大對檔案事業(yè)的投資力度，同時也還要加強檔案事業(yè)的宣傳，以便得到領導以及社會的支持。為了解決檔案資金不足的問題，可以將檔案信息視為一種特殊的商品將其推向市場，通過開放性的交易實易，實現(xiàn)其經(jīng)濟價值，這種方式的采用，不僅可以提高檔案信息的經(jīng)濟效益與社會效益，同時也可以實現(xiàn)檔案設備配置的先進性。
4、加強高校檔案計算機管理
技術創(chuàng)新就是要把以手工管理為主、計算機管理為輔，轉(zhuǎn)變?yōu)橐杂嬎銠C管理為主，手工管理為輔，這是新時期衡量檔案管理水平的一個重要標志。首先是要利用局域網(wǎng)，建立檔案館(室)網(wǎng)頁，充分利用網(wǎng)站積極組織上網(wǎng)數(shù)據(jù)和信息，最終實現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)上檢索。其次是要建立“電子文件(檔案)數(shù)據(jù)管理中心”，集中管理網(wǎng)站內(nèi)各單位的歸檔電子文件，并在網(wǎng)站上提供有限制性或非保密電子文件查詢、利用服務，實現(xiàn)電子文件信息資源共享。第三是要實現(xiàn)電子文件的自動上傳收集。檔案部門可以改變傳統(tǒng)工作模式，在網(wǎng)頁上建立電子文件自動上傳的工作窗口，借此提升高校檔案管理工作的效率。第四是要開展在線服務。社會的全面信息化改變了人們工作、學習和生活的環(huán)境，使人們更注重信息的時效性，希望通過信息系統(tǒng)、信息網(wǎng)絡及時準確地獲得多種信息。因此，被動的、手工式的檔案提供利用方式必然逐步被主動的、現(xiàn)代化的檔案服務方式所代替。
5、創(chuàng)新高校檔案管理制度
首先是檔案管理的制度化。要按照最新頒布的《高校檔案管理辦法》，結(jié)合本校實際情況，制定《高校檔案管理辦法》實施細則，把《高校檔案管理辦法》真正貫徹執(zhí)行下去，這是完善檔案管理制度體系、規(guī)范高校檔案管理工作的根本保證。學校領導要把檔案管理工作列入議事日程，對檔案管理中存在的問題，要及時研究、及時解決，要明確檔案管理人員的工作職責，加強指導和管理，制定一套完整的管理考核制度，并確保各項制度得到落實。此外，要加強對檔案管理人員的培養(yǎng)，鼓勵支持檔案管理人員參加學歷教育、業(yè)務學習和業(yè)務培訓，也可通過在職學習、短期培訓等方式，有計劃、有針對性地對檔案管理人員進行全面系統(tǒng)的業(yè)務培訓，不斷提高檔案人員的業(yè)務管理水平，造就一支具有現(xiàn)代化管理水平的專業(yè)隊伍。
總之，高校檔案創(chuàng)新發(fā)展在高校運行中扮演著十分重要的角色，對高校的不斷發(fā)展具有不可估量的促進作用，因此，新時期，應加強檔案管理模式的創(chuàng)新，進一步提升檔案工作的水平，最終促進高校不斷發(fā)展、不斷進步。
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