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檔案信息管理技術措施管理論文
1檔案信息管理存在的問題
1.1管理的滯后性
我國在檔案信息化建設過程中,對信息化和電子技術是比較重視的,這樣就使得在檔案管理工作中出現(xiàn)了重視程度不夠的情況。檔案信息化建設要將檔案管理流程進行簡化,同時進行優(yōu)化和重組。但是,在我國的檔案信息化建設過程中,卻在沿用傳統(tǒng)的管理體制,同時,在信息化建設過程中出現(xiàn)了和檔案管理明顯脫離的情況,這樣就使得公眾在利用檔案的時候非常容易出現(xiàn)服務質(zhì)量達不到要求的情況,同時,在工作中也是非常容易出現(xiàn)檔案信息化建設進程受到影響的情況的,主要是受到檔案管理滯后性的影響。
1.2檔案信息管理缺少規(guī)劃
在進行檔案信息管理過程中,檔案管理部門沒有進行統(tǒng)籌規(guī)劃安排,這樣就使得檔案信息化管理在實施過程中出現(xiàn)了效率下降的情況,同時在管理方面也出現(xiàn)了無法實現(xiàn)規(guī)范化的情況,這樣就使得沒有統(tǒng)一的標準進行管理。檔案信息管理沒有健全的體系,在信息檢索方面就會出現(xiàn)不健全和不規(guī)范的情況,同時也會導致檔案信息在利用方面出現(xiàn)效率非常低和質(zhì)量非常差的情況,對于檔案信息管理來說是非常嚴重的問題。
1.3數(shù)字檔案資源短缺且結(jié)構(gòu)不合理
我國的檔案管理是經(jīng)歷了漫長的過程中,在檔案管理工作中一直沿用的是傳統(tǒng)的管理方法,這樣就使得檔案信息出現(xiàn)了一直在使用紙質(zhì)介質(zhì)來進行保管的情況,在數(shù)字檔案資源方面結(jié)構(gòu)是比較單一的,這樣也使得我國的信息化檔案建設在過程中要面臨的問題是非常大的,對信息化建設的進程和質(zhì)量都是會帶來很大的影響。
1.4檔案信息化專門人才缺失
在檔案行業(yè)發(fā)展過程中,一些專業(yè)的人才在經(jīng)濟較發(fā)達的地區(qū)是比較集中的,這樣就使得一些經(jīng)濟發(fā)展不好的地方在檔案管理方面人員是比較匱乏的,同時也是會導致不同的地區(qū)在檔案管理信息建設方面是存在著很大的差距的,同時,在一些地區(qū)也存在著檔案管理信息化建設無法開展的情況。
1.5檔案信息化立法和規(guī)范化管理體系不夠健全
我國在檔案信息化建設方面的時間比較短,這樣就使得相應的法律和法規(guī)在一定程度并不健全,這樣就使得檔案信息化建設還是停留在一個較低的水平上,導致檔案信息化發(fā)展受到了很大的影響。
2加強檔案信息管理應采取的對策
2.1檔案信息管理要統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一原則
檔案信息化建設的目的,是為了將檔案信息資源集聚和整合起來,實現(xiàn)檔案資源社會共享,更好地為各級領導和機關服務,為社會各界服務,為廣大公民服務。為此,檔案信息管理工作在當前新一輪深入發(fā)展的關鍵時刻,必須統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一標準、統(tǒng)一規(guī)范,克服各自為政。把握適合檔案工作規(guī)律和特點的基本原則,才能卓有成效地開展檔案信息化的各項工作。堅持以檔案信息開發(fā)利用為中心,文檔管理一體化、雙軌制、確保網(wǎng)絡安全等原則。
2.2加強數(shù)字檔案的信息管理
在傳統(tǒng)的檔案館管理中,其服務手段、質(zhì)量、信息加工的深度等各個方面都無法像數(shù)字檔案一樣可以使利用者不受空間、時間和數(shù)量的限制,從而能快捷、準確的完成各類檔案信息資源的查閱工作。數(shù)字檔案可以充分的利用網(wǎng)上的信息,所以數(shù)字檔案的信息資源較為傳統(tǒng)檔案管理在信息上更加豐富,利用上更加方便快捷。
2.3加強檔案信息化技術人才的培養(yǎng)工作,提升檔案信息管理質(zhì)量
我國的檔案行業(yè)中專業(yè)人才較少,嚴重制約了檔案信息化建設的進程,在檔案信息化建設中,單一的掌握檔案的專業(yè)知識已無法適應信息化技術的需求,在檔案的信息化建設中還需要熟練的掌握計算機技術、網(wǎng)絡技術等現(xiàn)代化的技術手段,從而滿足當前檔案信息化建設的需求。檔案部門應廣開門路,對人才進行引進和培養(yǎng),建立起一支現(xiàn)代化的檔案信息建設人才,從而保證檔案信息建設的順利開展。首先,應對現(xiàn)有檔案管理人員進行相關的培訓工作,使其熟悉的掌握計算機和網(wǎng)絡知識,并對數(shù)字化、信息化等管理知識有一定的了解;其次,要與各科研院所建立聯(lián)系,以各種形式加強合作和交流工作,從而為檔案從業(yè)人員提供接受再教育的機會,使其能及時的對新技術和新知識進行了解和掌握;最后,要做好人才的引進工作,特別是對于一些復合型人才的引進工作要加大力度,為其提供良好的工作環(huán)境,從而加快檔案信息化建設的進程。
2.4抓緊檔案信息化法制與標準建設
一是加快推進檔案信息化法制建設。加快研究和制定電子公文歸檔、電子檔案管理、檔案信息公開和上網(wǎng)安全、網(wǎng)站建設與管理等方面的行政規(guī)章,形成有效的激勵約束機制,推動檔案信息化建設有序開展;二是完善檔案信息化標準體系。
3結(jié)束語
檔案工作信息化管理在實現(xiàn)的過程中是存在著一定的問題,對出現(xiàn)的問題進行必要的分析,才能更好的找到解決的措施,同時也能更好的實現(xiàn)檔案管理工作的意義。檔案管理信息化建設能夠更好的提高檔案信息的使用和開發(fā),同時對一些企業(yè)發(fā)展也是有很大的影響。在信息技術不斷發(fā)展的時代,對檔案信息化管理工作不斷的進行創(chuàng)新,這樣能夠更好的適應現(xiàn)代化的發(fā)展模式,同時也能更好的為檔案管理信息化提供更好的環(huán)境。
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