會議記錄應注意哪些問題

時間：2024-10-31 06:49:40 會議記錄我要投稿

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會議記錄應注意哪些問題

　　導語：在會議過程中,由記錄人員把會議的組織情況和具體內(nèi)容記錄下來,就形成了會議記錄。下面是小編為您收集整理的資料，希望對您有所幫助。

會議記錄應注意哪些問題

　　會議記錄有哪些常見問題?

　　記錄的質(zhì)量不佳，表述混亂，缺乏邏輯，是其中一種問題。另外，還有記錄的內(nèi)容與商討的內(nèi)容不符的問題。

　　我曾經(jīng)兩次經(jīng)歷過乙方發(fā)過來的會議記錄內(nèi)容與我們在會議上做的決定完全相反。這當然是往對乙方有利的方向反，不是對我方有利的方向反。那兩份會議記錄，格式專業(yè)，行文妥帖，標準的商務英語調(diào)調(diào)，看起來很舒服。要是我沒有逐字逐句認真看的話，其中的出入根本發(fā)現(xiàn)不了。

　　還有些問題不是出在會議記錄本身，而是對會議記錄的管理方式不當。有的公司或者團隊會議記錄一大堆，但沒人負責監(jiān)督跟進。只打雷不下雨，很多事情不了了之。還有的.公司缺少一個完善的會議記錄保存系統(tǒng)，當出了什么事需要找出某個會議記錄以資查證時，怎么也翻不出來，一幫項目人員只能干瞪眼干著急。

　　當你了解到會議記錄的重要性之后，就不會再把它看作無足輕重的小事。

　　會議之前，該做哪些準備?

　　真正會做會議記錄的人，懂得從開會前就進入角色。他會盡可能地了解會議信息，比如會議目的、會議時間、誰主持、誰出席、上一次會議的'資料等。做足準備功夫，才能充分地理解會議內(nèi)容、準確地抓住會議重點。然后，他在紙上預先寫下記錄框架，以便做記錄時有的放矢，不會顧此失彼一片忙亂。

　　下面的框架內(nèi)容供各位參考：

　　開會的日期、時間和形式

　　有什么人參與，誰是主持?

　　開這個會是要探討什么問題?

　　問題的形式和現(xiàn)狀是怎樣的?

　　提出什么解決方法或觀點?

　　達成什么共識?

　　還存在什么問題?

　　后續(xù)工作如何開展?

　　誰負責什么事，需在何時完成?

　　下次的開會時間?

　　會議之中，該如何記錄?

　　當參會者陸續(xù)進入會議室，或者撥通電話上線時，記錄者應該把之前準備好的.名單拿出來逐一核對。要是發(fā)現(xiàn)其中有些不認識的人，就要請會議組織者幫你介紹一下。弄清楚誰是誰，對接下來的記錄工作很有幫助。

　　不要試圖逐字逐句記下人們在會上說過的話，根本沒這個必要。會議記錄的作用是摘錄會議中商討的梗概和作出的決定，不是如實反映什么人說了什么話的口供筆錄。

　　及時在之前擬好框架的那張紙上，記錄下相關內(nèi)容，不要等到會議結(jié)束后再去回憶。這個框架的作用就在于提醒你記錄的重點，避免遺漏關鍵信息。

　　會議結(jié)束后，該如何整理筆記?

　　會議結(jié)束后，要趁熱打鐵回顧你做的筆記，有什么沒弄清楚的地方要趕緊找相關人等問個究竟。然后，根據(jù)所在公司的標準模板或者行文習慣，把筆記整理成一篇語句簡潔、條理清晰的記錄文稿。

　　記錄整理完畢，先不要急著群發(fā)出去，要先交給會議主持人過目。確定沒有遺漏或錯誤之后，再把記錄發(fā)給與會者和其他相關人士。

　　然后，把會議記錄中需要跟進處理的事項記入自己常用的工作筆記或者輸入電腦里的任務管理器，注明或設置預訂完成時間，定期檢查工作進度。

　　最后，把會議記錄存入檔案，并建立或者修改相關索引，以便日后查找調(diào)用。

　　當你完成上面的步驟之后，人們花在這個會議上的時間和精力才不會白白浪費。

　　附注：公司董事會會議紀錄注意事項

　　根據(jù)公司法的規(guī)定，有限責任公司或股份有限公司在召開董事會會議時，應就會議情況作出會議記錄。該記錄應由出席董事會的董事簽字，并由公司存檔保存。但在實踐中，我們發(fā)現(xiàn)有較多的公司董事會會議記錄實際上只是對董事會會議的一個流水帳，僅記錄議題、發(fā)言人、討論的情況，對于最后會議的結(jié)果沒有明確的記載。

　　董事會會議的紀錄可以分為三類：一是決定性意見，即對相關議題作出決定;二是指導性意見，即對相關議題所述事項的執(zhí)行提供指導性意見;三是其他類型的意見，如對公司總經(jīng)理(經(jīng)營層)的褒獎、肯定或批評等意見。

　　因此，作為記錄董事會會議結(jié)果的會議記錄及決議應分別三種意見進行對相關事項的結(jié)果作出記錄。

　　對于董事會會議的決定性意見一般應由董事會決議的形式作成。但在實踐中，對于不需要進行決議的事項，其決定性意見應在記錄中記載。同時，董事會會議記錄還應記載會議對相關議題的指導性意見。

　　一般地，董事會會議記錄可以稱之為“會議記錄”或“會議紀要”。由于董事會雖為常設機構(gòu)，但其成員一般并非全部是專職人員，在董事會會議期間，應對公司總經(jīng)理在董事會會議閉會期間的工作作出安排與指導。此類安排或指導即通過會議記錄或會議紀要的形式予以確定。

　　現(xiàn)就董事會會議記錄制作過程中的一點想法簡述如下：

　　一、董事會會議記錄的結(jié)構(gòu)

　　董事會會議記錄一般應分為前部、正文、簽字三部分，試對該三部分分析進行分析：

　　1、前部。在董事會會議記錄的前部中，一般應明確本次會議的時間、地點、出席會議的董事、未出席的董事、會議議題。同時還應明確列席會議的人員。有的記錄中還在前部明確記錄人員，但由于董事會會議記錄是須由出席董事簽字確認的，因此，記錄人員并非前部中的必須內(nèi)容。

　　當然，在前部中如能明確董事會召集人發(fā)出會議召集通知的時間，將更有利于明確本次會議是否符合公司法或公司章程對會議通知提前時間的規(guī)定。

　　對于未出席人員的記載應區(qū)別兩種不同情況分別記載，一種是董事雖未出席，但已委托其他董事或其他人員出席，在此情況下，應明確該出席的實際姓名及其所代表的董事姓名。還有一種是董事未親自出席，也未委托他人出席的。對于前一種情況，應視為該董事出席本次董事會會議。而后一種情況即缺席，應根據(jù)公司法或公司章程的規(guī)定承擔相應的責任。對于缺席董事，在對會議表決相關事項過程，一般應視為棄權(quán)，除非其有書面文件明確表明對相關議題的不同意見。

　　董事會會議記錄中應明確本次會議所議議題。根據(jù)公司法規(guī)定，對于未在會議通知中明確的議題，董事會會議不得作出決議。

　　2、正文部分

　　正文部分一般應按照所議議題的先后順序記錄。對于每一議題應分別記錄會議情況。首先，應以審議相關議題作為標題;其次應明確發(fā)言人以及會議審議的基本情況。當然，對于會議過程中各董事發(fā)言的要點應合并為董事會會議的要點。

　　根據(jù)公司治理結(jié)構(gòu)的一般原則，應由公司總經(jīng)理向董事會匯報工作。但在實踐中，由于會議議題繁雜，總經(jīng)理可能會委托公司經(jīng)營層中的其他人員進行匯報。因此，在會議記錄中一般應明確發(fā)言人。

　　有的會議記錄明確記載董事討論的具體情況，對此，我們認為，對于董事的意見應綜合記載。董事會為一個集體決策機構(gòu)，單一董事不能也不應代表董事會對所議事項作出決定。因此，在會議過程中，任何單一董事提出的意見或要求，一旦為其他董事確認，即應作為會議的結(jié)果予以記載。對于單一董事提出的意見或要求未被其他董事認可的，原則上不予記載，除非該董事明確要求將其意見保留。在此情況下，對所議事項如需表決的，則該董事的意見不應作為棄權(quán)或反對的表決予以記載。

　　3、尾部

　　在會議記錄的尾部，應當明確董事的簽署。對于缺席董事可以不列名，而對于委托他人出席會議的，應寫明董事姓名及受托人的.姓名，并將委托書與該會議記錄一并存檔。

　　二、董事會會議記錄的用語

　　在制作董事會會議記錄中，應始終體現(xiàn)董事會作為公司治理結(jié)構(gòu)中的重要環(huán)節(jié)。同時明確公司的三級管理體制，總經(jīng)理為董事會領導下負責日常經(jīng)營管理活動的機構(gòu)。

　　根據(jù)不同的意見類型，試就關鍵用語分述如下：

　　1、決定性意見

　　對于決定性意見，一般應采用“同意”、“批準”、“決定”等字眼。對于決定性事項，一旦董事會會議通過該事項，應作成相應的董事會決議，以便公司經(jīng)營層予以執(zhí)行�！�??

　　2、指導性意見

　　董事會會議對所議事項提出指導的，一般應采用“要求”、“責成”的字樣。從公司治理結(jié)構(gòu)的角度而言，董事會為公司總經(jīng)理的領導者，因此，有權(quán)要求總經(jīng)理采取相應措施或?qū)嵤┠承┬袨�。實踐中，有相當多的會議記錄，對于董事會會議提出的指導性意見采用“建議”的字眼。我們認為，董事會建議總經(jīng)理采取某種行為的提法是不符合公司治理結(jié)構(gòu)的層次性規(guī)定的。

　　3、其他意見

　　董事會會議如果對公司總經(jīng)理的經(jīng)營管理工作表示滿意，采用精神方面的嘉獎的，則應采用“肯定”、“滿意”等字眼。如果董事會會議對公司總經(jīng)理的經(jīng)營管理工作不甚滿意，要求其進一步加強的，則應對公司總經(jīng)理提出指導性意見，如采用“會議要求公司總經(jīng)理繼續(xù)加強……”的字眼。

　　總體而言，會議記錄的用語必須體現(xiàn)董事會對公司總經(jīng)理的絕對領導關系。其用語必須體現(xiàn)這一原則。同時，董事會會議記錄是對公司總經(jīng)理在董事會休會期間的工作的一種指導，因此，其用語應盡可能采用明確的態(tài)度，不宜采用模棱兩可的詞語。

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